KSeF a oprogramowanie księgowe – najważniejsze kwestie

Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak również na pracowników dystrybucji, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana albo przekazana do dalszej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, natrafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać konkretny status.

W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym misją technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. O ile te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności szybko zaczynają zajmować sporą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.

Przy planowaniu połączenia systemów warto zacząć od ustalenia, gdzie de facto powstają dane dotyczące faktury. Nie za każdym razem jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest też określenie, które informacje mają być pobierane automatycznie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt niewielki zakres automatyzacji znaczy konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednakże zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę powinno się zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane albo nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje kłopotu, jeśli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.

Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko sposobność pobrania faktury, lecz też jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem lub przekazania do księgowania. Jeśli integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania wciąż muszą być wykonane w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto przemyśleć całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto również przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać automatycznie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada rzeczywistym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.

Znaczenie ma również sposób informowania użytkowników o przebiegu konwersji danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania a także gdzie odnaleźć informację o występującym problemie. Bez przejrzystych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy lub ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba zatem brać pod uwagę też monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Ważne pozostają ponadto uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu oraz możliwość ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów umożliwia oszacować, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu używanych narzędzi z KSeF.

Polecana strona: KSeF API integracja.