Integracja z KSeF – etapy wdrożenia systemu

Sposób pracy z fakturami bardzo często zależy od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego elementu może wpłynąć na cały obieg dokumentów. W przypadku KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych oraz późniejsze zastosowanie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, wymianę dokumentów lub inne rozwiązania używane w zakładzie produkcyjnym.

Zakres takiego połączenia nie musi być jednakże podobny w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, w trakcie gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności na prawdę bardzo często pojawiają się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnorakich etapów pracy. Jeżeli już sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.

Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są obecnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej sugestie wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Istotne jest też to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być poprawnie wykorzystane w kolejnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed następnym przetwarzaniem. Jeżeli już system automatycznie pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które uprzednio funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były sprawdzane przez pracownika podczas ręcznego wystawiania faktur.

Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu powinno się rozpoznać jego status i odpowiednio zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. O ile operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny albo wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w przypadku chwilowego kłopotu z komunikacją, jednak nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto więc ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane w sposób automatyczny, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Istotne jest też wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, jeżeli pracownik nie wie, którego dokumentu dotyczy problem i jakie działanie powinien podjąć.

W codziennej obsłudze znaczenie ma także sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być niezbędne przypisanie dokumentu do działu, zamówienia, projektu lub osoby odpowiedzialnej za akceptację. Nie każdy taki odcinek da się wytworzyć na bazie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część decyzji może pozostać po stronie pracownika. Przy planowaniu procesu warto również przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji oraz sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie znacząca jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został stworzony, przekazany, odebrany lub zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne szczególnie wówczas, gdy po pewnym czasie powinno się wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF trzeba rozpatrywać jako element całego obiegu informacji, a nie tylko jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.

Zobacz więcej: KSeF integracja.