Zarządzanie dokumentami i archiwizacja – klasyfikacja danych według rodzaju i okresu przechowywania

W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z czasem pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu konkretnej sprawy, szczególnie gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami lub procesami. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak użytkownicy będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie wyłącznie według nazwy pliku na prawdę często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy sporo dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Trzeba jednak ustalić, które informacje są w rzeczywistości potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się jednoznacznie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę bardzo często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów stosowanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Administrowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Trzeba uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami oraz bieżące terminy przechowywania. Np, zakończenie projektu nie za każdym razem znaczy, że wszystkie związane z nim materiały można w tej samej chwili zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie moraz możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej lub wcześniejszej wersji może być potrzebna wręcz wtedy, gdy sprawa została formalnie zamknięta. O ile archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, ale ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnorakich źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach używanych uprzednio w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod względem obsługiwanych typów plików oraz możliwości zachowania ich zasadniczych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Trzeba sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. O ile archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki lub pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich przypadkach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy też ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów powinno się ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze niedociągnięcia mogą pozostać niezauważone podczas masowego przetwarzania. Istotne jest także zachowanie powiązań między dokumentem podstawowym a jego załącznikami, aby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa ponadto sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na starcie obsługuje jeden zespół, może później wymagać przekazania innemu pracownikowi albo działowi. W takim wypadku ważne staje się nie tylko udostępnienie pliku, lecz też przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Trzeba określić, kto może podmieniać tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto również uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo podczas nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być kompatybilne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można prócz tego pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Powinno się także uwzględnić konwersję formatów i narzędzi stosowanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, ale taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści albo bardzo istotnych właściwości pliku.

Warto zobaczyć: kontrola czasu pracy pracownika.