Zarządzanie dokumentami i archiwizacja – okresy przechowywania oraz zasady brakowania

W codziennej pracy z dokumentami spore znaczenie ma nie tylko sposób ich tworzenia, ale także późniejsze przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że niezbędny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie prostych obowiązków.

Program do zarządzania dokumentami daje możliwość uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich dziedzinie a także stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Istotne jest a dodatkowo implementację struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Całkiem inaczej przeprowadza się dokumenty związane z obsługą klientów, a inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt rozbudowany podział może utrudniać odnalezienie informacji, jednak zbyt ogólny sprawia, że użytkownik musi przeglądać wiele niepowiązanych plików.

W praktyce zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany albo tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu albo przechowywania przez dany czas. Istotne jest postanowienie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad dosłownie świetnie uporządkowane repozytorium z czasem staje się trudne w obsłudze. Problemem bywają także różnorakie wersje tego samego dokumentu. Jeżeli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do użycia nieaktualnych danych lub pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania zmian oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie zwłaszcza tam, gdzie treść plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.

Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz także jakości plików i sposobności ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony lub nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, w szczególności w sytuacji dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ umożliwia szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może również obsługiwać metadane, tj. data wykonania, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich poprawność ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeżeli już opisy są niepełne albo niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna w trakcie filtrowania. Powinno się także pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania możliwości odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.

Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów trzeba uwzględnić oczekiwania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji a także okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Oczywiście nie każdy dokument można usunąć po zakończeniu panującej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie znaczy automatycznie, że spełniono wszystkie obowiązki powiązane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych a także sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W sytuacji dokumentacji zawierającej dane osobowe istotne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich zadań. Znaczenie ma też przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za określony obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane także po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.

Zobacz: rejestracja czasu pracy pracownika.