Cyfrowa archiwizacja dokumentacji – tworzenie kopii zapasowych i odtwarzanie danych

Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja bardzo często funkcjonuje równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku problemem staje się nie tylko liczba zachomikowanych materiałów, niemniej jednak również zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami daje możliwość przypisywanie plików do określonych procesów a także przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie wykonania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy planowaniu takiego rozwiązania należy jednakże uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeśli zapisanie dokumentu wymaga wypełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na później. Zbyt prosty formularz także ma ograniczenia, ponieważ nie daje możliwość odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien zatem odpowiadać realnym potrzebom, a nie tylko założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest uwarunkowanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia wyborów. Na każdym z takowych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie lub dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną lub nie zauważyć przekształceń wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja powinny zatem uwzględniać historię zmian, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest także określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy należy ponownie skierować plik do sprawdzenia. Oczywiście nie każdy dokument musi przechodzić przez bardzo podobny proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać tylko zapisania, podczas gdy umowa albo dokument finansowy może podlegać kilku etapom sprawdzeniu. Rozróżnienie tych przypadków daje możliwość uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Trzeba też pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez wiele lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z czasem staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska powinno się sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać wyszukiwanie na bazie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy natomiast od jakości danych wejściowych. O ile data została błędnie przypisana lub numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście wyników. W przypadku skanów znaczenie ma też jakość obrazu a także prawidłowość rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się rozważyć każdy plik ręcznie, dlatego zakres testom warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Należy też rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają także zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików a także użytkowanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z działu danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może jedynie odczytać dokument, czy także go zmienić, ściągnąć lub przekazać dalej. Na prawdę ważna jest też procedura odbierania dostępu po zmianie zadań lub zakończeniu współpracy. Kolejnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane wyłącznie dlatego, że przestały być potrzebne w panującej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym lub wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających kontroli. Potrzebne są więc reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu albo obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu należy też uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Źródło: program do zarządzania dokumentami.