Cyfrowa archiwizacja dokumentów – migracja danych i długoterminowe przechowywanie informacji

Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych podczas prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie za każdym razem jest widoczne w chwili wykonania pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się potrzeba sprawdzenia szczegółów umowy, odszukania załącznika lub ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.

Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko bieżące potrzeby, niemniej jednak także możliwość odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy podejmowaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które de fakto należą do jednej sprawy. Przykładowo, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, ale każda z nich posiadać inny termin obowiązywania, zakres i historię przekształceń. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie zawsze wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Istotne jest też regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie nawet wówczas, gdy sam plik został zachowany.

Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji pośród osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w właściwym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. O ile wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, łatwe zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak kontroli przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do użycia niekompletnych lub nieaktualnych danych. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują także postanowienie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje lub wycofany z dalszego obiegu. Każda z owych sytuacji powinna być należycie oznaczona, ażeby użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest też zachowanie informacji o powodach wprowadzenia modyfikacji. Sama data modyfikacji nie objaśnia, dlaczego zmieniono tekst i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami albo rozliczeniami taki kontekst może posiadać znaczenie podczas późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.

Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku trzeba rozpatrzyć nie tylko miejsce zapisu, lecz także sposobność odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw oraz innych opisów, ale nie zastępuje testom jakości uzbieranych materiałów. W trakcie przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego tekstem lub kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię należy w sposób automatyczny usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację albo zgodę odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru powinno się określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu oraz zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić szukanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W przypadku materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia albo zniekształcenia danych.

Na organizację archiwum wpływają również zmiany przepisów, struktury organizacyjnej oraz stosowanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różnorodne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących wymogów. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania oraz warunki usuwania materiałów. Nie powinno się przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem lub zamknięcie projektu automatycznie oznacza sposobność zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może wciąż podlegać obowiązkowi zachowania albo być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Równocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi zadań użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Istotne jest także postępowanie w sytuacji zmiany stanowiska albo odejścia osoby, która wcześniej odpowiadała za dane materiały. Odrębnej kontroli wymagają kopie zapasowe i możliwość odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu powinno się a dodatkowo sprawdzać, czy używane formaty wciąż można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani bardzo poważnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie jedynie jednorazowy stopień jej uporządkowania.

Polecamy: program do zarządzania dokumentami.