System do zgłoszeń SENT – wymagane informacje i zasady ich wprowadzania

Organizacja przewozu produktów objętych nadzorem wymaga uwzględnienia nie tylko trasy i terminu dostawy, niemniej jednak także formalności, które towarzyszą transportowi na poszczególnych etapach. W praktyce trudności ukazują się na prawdę często wówczas, gdy informacje o ładunku, pojeździe i uczestnikach przewozu są przechowywane w różnorakich dokumentach albo przekazywane między pracownikami za pomocą kilku kanałów. W tak zaistniałej okoliczności łatwo przeoczyć edycję danych lub oprzeć się na wcześniejszej wersji dokumentacji.

Program do obsługi SENT może stanowić część środowiska informatycznego wykorzystywanego w logistyce, w którym gromadzone są informacje potrzebne do przygotowania i prowadzenia zgłoszeń. Znaczenie ma w dodatku nie tylko sposób wprowadzania danych, lecz również sposobność ich późniejszego odszukania, sprawdzenia i powiązania z konkretnym transportem. Przy ustalaniu zasad pracy warto rozdzielić czynności realizowane przed rozpoczęciem przewozu od tych, które mogą być konieczne podczas jego realizacji. Umożliwia to określić, na którym etapie potrzebna jest kontrola danych i kto powinien reagować na pojawiające się zmiany.

Jednym z zagadnień związanych z obsługą przewozów jest postanowienie, jakie informacje trzeba przygotować jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Dane dotyczące towaru, jego ilości, miejsca załadunku a także planowanej dostawy muszą odpowiadać dokumentacji i prawdziwym warunkom transportu. System do zgłoszeń SENT może porządkować te informacje według przyjętego schematu, a w zależności od dostępnych funkcji również obsługiwać przedtem zapisane dane. Powinno się natomiast odróżnić sprawdzenie, czy formularz został wypełniony, od zgody, że jego treść jest prawidłowa. Oprogramowanie może wykryć brak wymaganego pola, ale nie zawsze rozpozna, że wpisana wartość nie odpowiada dokumentom przewozowym. Z tego względu ważne jest postanowienie zasad weryfikacji przed przekazaniem zgłoszenia oraz sposobu postępowania w razie wykrycia niezgodności. W codziennej pracy przydaje się także czytelna historia przemian, w szczególności gdy przygotowanie dokumentacji i realizacja przewozu należą do zadań różnorakich osób. Dzięki temu łatwiej ustalić, które informacje zostały zmodyfikowane i czy aktualna wersja danych jest zgodna z ustaleniami dotyczącymi transportu.

Wprowadzanie kolejnych zgłoszeń według podobnego schematu skłania do poszukiwania możliwości ograniczenia ręcznej pracy. Automatyzacja zgłoszeń SENT może polegać między innymi na pobieraniu informacji z systemu magazynowego, skryptu transportowego lub innych źródeł stosowanych w zakładzie produkcyjnym. Zakres takich działań uzależniony jest od dostępnych integracji, jakości danych i zasad działania poszczególnych narzędzi. Jeśli w jednym systemie stosowane są inne oznaczenia niż w drugim, samo połączenie aplikacji nie rozwiąże problemu. Konieczne może być przygotowanie reguł przypisywania pól, ujednolicenie formatów oraz sprawdzenie, jak oprogramowanie reaguje na brakujące albo niezgodne informacje. Osobnej uwagi wymagają sytuacje nietypowe, przykładowo zmiana pojazdu, korekta danych o ładunku albo odwołanie planowanego przewozu. W takich wypadkach proces nie powinien opierać się jedynie na powielaniu wcześniejszych ustawień. Trzeba ustalić, które działania mogą być realizowane automatycznie, a które wymagają wyborów pracownika. Ważne jest również regularne sprawdzanie, czy przekazywane dane pozostają obowiązujące, ponieważ błąd w systemie źródłowym może zostać przeniesiony do kolejnych dokumentów bez ponownego ręcznego wpisywania informacji.

Przy organizacji elektronicznej obsługi zgłoszeń należy uwzględnić także dostępność systemu, uprawnienia użytkowników i sposób przechowywania dokumentacji. Nie każdy pracownik musi mieć sposobność edytowania wszystkich danych, dlatego zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanym zadaniom. Warto również ustalić, jak postępować w sytuacji awarii, utraty połączenia lub braku sposobności przekazania informacji w normalnym trybie. Procedura awaryjna powinna uwzględniać bieżące wymagania dotyczące zgłoszeń, a nie jedynie wewnętrzne zasady aktualne w zakładzie produkcyjnym. Przydatnym elementem organizacji pracy jest prowadzenie ewidencji zgłoszeń w taki sposób, aby można było ustalić ich status, wyszukać związane dokumenty i sprawdzić, czy wymagane czynności zostały zrealizowane. Osoby odpowiedzialne za transport powinny znać również zasady aktualizacji danych oraz wiedzieć, kiedy konieczne jest podjęcie dodatkowych działań. Samo wdrożenie narzędzia informatycznego nie zastępuje znajomości obowiązujących przepisów ani testom poprawności informacji. Sposób wykorzystania systemu powinien być dostosowany do rodzaju przewozów, liczby obsługiwanych zgłoszeń i podziału odpowiedzialności między uczestników procesu, z uwzględnieniem zmian w przepisach oraz zasad działania Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu.

Źródło informacji: automatyzacja zgłoszeń SENT.