Współpraca oprogramowania z KSeF – charakterystyka integracji

Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych programów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF tyczy się nie tylko i wyłącznie przesyłania dokumentów, lecz również ustalenia, jak dane mają przepływać pomiędzy poszczególnymi etapami.

Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już podczas komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto starannie określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, a także sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.

Istotną rolę odgrywa też przygotowanie danych stosowanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. O ile informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może wyłącznie przekazać dane, które zostały wcześniej przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem wymiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z owych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których wcześniej nie było widać, szczególnie gdy jeden dział używa inne oznaczenia niż drugi. W pewnych przypadkach konieczna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a czasem wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma mieć pierwszeństwo.

Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF albo wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie za każdym razem wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co właściwie powinno wydarzyć się dalej. W świetnie opisanym procesie określa się zatem nie tylko sposób przesyłania faktur, ale też reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z stosowanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednakże przy błędnych danych może jedynie powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być powiązane z informacją, która pozwala rozróżnić błąd wymagający poprawy od problemu, który może ustąpić bez zmiany danych.

Ważnym elementem pozostaje także możliwość odtworzenia historii dokumentu. W sytuacji pytań dotyczących dokładnie określonej faktury trzeba móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę często znajdują się w wiadomościach, notatkach lub pamięci pracowników, natomiast przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może zatem zmienić nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania dokumentów, ale także sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają a przy tym uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz możliwość wykonania czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać zastosowany. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy szukać rozwiązania dla nietypowego przypadku.

Polecam: KSeF API dla programistów.