Integracja KSeF – podstawowe informacje i zasady działania

Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych kodów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF dotyczy nie tylko i wyłącznie przesyłania dokumentów, lecz też ustalenia, jak dane mają przepływać pomiędzy poszczególnymi etapami.

Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już w trakcie komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto starannie określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, a także sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.

Istotną rolę odgrywa także przygotowanie danych używanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. O ile informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może wyłącznie przekazać dane, które zostały uprzednio przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem podmiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z owych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których wcześniej nie było widać, zwłaszcza gdy jeden dział używa inne oznaczenia niż drugi. Czasem konieczna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a w pewnych sytuacjach wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma mieć pierwszeństwo.

Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF lub wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie za każdym razem wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze mieć świadomość tego, co właściwie powinno wydarzyć się dalej. W bardzo dobrze opisanym procesie określa się więc nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania faktur, ale też reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z stosowanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednakże przy błędnych danych może tylko powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być związane z informacją, która umożliwia rozróżnić błąd wymagający poprawy od problemu, który może ustąpić bez zmiany danych.

Ważnym elementem pozostaje też sposobność odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących konkretnej faktury należy móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, jednak przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może więc przemienić nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania dokumentów, ale także sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają ponadto uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz możliwość utworzenia czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać użyty. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy szukać rozwiązania dla nieszablonowego przypadku.

Sprawdź również informacje na stronie: KSeF API dla programistów.